Expositions

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Le Club de Modélisme de Draveil est structuré pour répondre favorablement aux invitations lancées par les organisateurs d’expositions de modélisme. Certaines dates étant bloquées parfois plus de 18 mois en avance, il se peut que l’agenda ne permette pas de donner une suite favorable aux invitations reçues. Le club vivant majoritairement grâce aux subventions de la ville et de la région, il va de soi que ces subventions ne sont pas destinées, par le jeu de vases communicants, à remplir les caisses des clubs ou sociétés organisateurs dont l’entrée à l’exposition est souvent payante. Le coût de participation à une exposition doit donc pour le Club être le plus bas possible.

En exposition, le Club se déplace sur une base de 4 personnes correspondant au minimum nécessaire pour assurer dans de bonnes conditions le montage, démontage, fonctionnement du réseau et disponibilité pour le public (6 personnes pour les expositions de 3 jours et plus hors Région Parisienne).

Défraiement de base

Les frais de base que le Club souhaite voir pris en charge par l’organisateur d’une exposition sont les suivants :

  • Frais de carburant et péages éventuels de Draveil au lieu d’exposition (et retour) pour les expositions situées à plus de 50 km de Draveil.
    Pour réduire les frais de déplacement, le club a fait l’acquisition d’une remorque, ce qui évite d’avoir à faire payer des frais de location de camionnette souvent très élevés. Un montant forfaitaire fonction de la distance à parcourir est demandé au titre de l’amortissement de la remorque.
  •  Hébergement en hôtel si l’exposition est à plus de 40 km de Draveil (2 chambres correspondant à 4 personnes qui se déplacent, éventuellement 3 chambres pour les expositions de 3 jours et plus hors région parisienne).
    • Logement en dortoirs, auberge de jeunesse ou chez l’habitant ne sont pas acceptés.
    • Le club peut aussi accepter un forfait nuit et réserver directement les chambres nécessaires.
    • Si en raison de la distance (plus de 600 km), une nuit en route est nécessaire, les chambres des nuits « en route » pourront être prises en charge par l’organisateur ou par la club après accord mutuel.
  •  Repas du midi les jours d’ouverture de l’exposition.

Plan et installation du réseau

Les panneaux d’information (2 panneaux type caddie) peuvent être présentés au choix en quatre langues parmi les cinq suivantes : Français, Anglais, Allemand, Néerlandais, Tchèque. Ils sont plus particulièrement destinés à être présentés lors des « grosses » expositions françaises et à l’étranger.

Important : La présentation de la maquette est meilleure lorsque le stand est positionné le long d’un mur ou d’une cloison plutôt qu’en milieu de salle. Les passages latéraux d’un mètre environ sont impératifs pour permettre à l’équipe d’animer la maquette et le contact direct avec le public.

Besoins : 

  • Une prise de courant 220 Volts / 1500 Watts minimum
  • Deux ou trois chaises
  • Une table (si possible)
  • Pas de barrière
  • Pas de tissu d’habillage (fourni par le club)

Logistique

  • Le réseau HOm est installé et fonctionne de façon complètement autonome. L’espace nécessaire pour circuler à l’arrière doit être de 2,00 mètres minimum.
  • L’espace nécessaire est le suivant : longueur de la maquette : 6,80 + 1 mètre indispensable de chaque coté (nécessité permanente d’aller de l’arrière vers l’avant du stand).
  • Pour certaines expositions, le Club peut présenter des informations sur le réseau, le club et la ville de Draveil sur des panneaux type « caddie ». Ces informations peuvent être présentées en 5 langues parmi les suivantes : français, anglais, allemand, néerlandais, tchèque. La présentation de ces panneaux nécessite une longueur en façade de 2,00 mètres supplémentaires sur le côté gauche du stand.
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